Notulen ALV 27 augustus 2024

Aanwezig en afgemeld

De aanwezigen staan op de presentielijst (bijlage I bij de notulen). Er waren 5 afmeldingen.

1. Opening & mededelingen

• A) De waarnemend voorzitter opent de Algemene Ledenvergadering.
• B) Terugkijken op afgelopen jaar:
  • i. Eerste jaar zonder oud papier opbrengsten, door sponsorcommissie goed gelukt
  • ii. LS bestond 10 jaar, gevierd met worstenbroodjes
  • iii. Veel activiteiten, pietentraining, RKC, Heroes, oliebollentoernooi
  • iv. Ook dit seizoen naar de Heroes
  • v. 2 winterkamioenen en een zomerkampioen
  • vi. 2 rolstoelbasketbal teams, één eredivisie team, spelen op vrijdag in Zidewinde
  • vii. Dank Gemeente Waalwijk voor het meedenken, de ledenadministratie en de penningmeester voor de contributie-inning, alle vrijwilligers, met name ouders die opgestaan zijn om de teams te coachen/ trainen.

2. Bestuursleden & commissies

• A) Overzicht bestuursleden seizoen 2023-2024.
• B) Overzicht commissies

3. Notulen ALV 2023 & huishoudelijk reglement

• A) Notulen ALV 2023 worden goedgekeurd.
• B) Notulen zijn beschikbaar op website onder Algemene Ledenvergadering.
• C) Geen vragen met betrekking tot de notulen vanuit de vergadering.
• D) Vraag vanuit de vergadering mbt de EUR 5 boete voor niet aanwezig zijn.
• E) Geen vragen over de wijzigingen mbt het Huishoudelijk Reglement. Huishoudelijk Reglement is hierbij goedgekeurd door de vergadering.

4. Financiële zaken

• A) Financieel verslag seizoen 2023-2024:

  We hebben over het seizoen 2023-2024 een resultaat gerealiseerd van € 114,- negatief (2022-2023:  € 3.456,- positief). Dit resultaat wordt voornamelijk veroorzaakt door:

  Noot bij de webversie: volgens de resultatenrekening en balans in de presentatie was het resultaat 2023-2024 € 114 positief en 2022-2023 € 3.546 negatief.
  • Het incasseren van de contributie is tijdig en volledig gedaan het afgelopen jaar. Er is een goed overzicht van wat nog ontvangen moet worden en wat vooruit ontvangen is. De vooruit ontvangen contributie bestaat vooral uit bedragen die we tegoed hebben van Jeugd Sportfonds. We zijn bij met de aanvragen.
  • Er is meer contributie ontvangen dat begroot. We hebben meer leden gekregen dan verwacht. Dit heeft ook tot gevolg gehad dat we meer subsidie van de gemeente Waalwijk hebben ontvangen voor jeugdleden die wonen in de gemeente. Vanaf seizoen 2024/2025 wordt de kledingbijdrage niet meer apart vermeld op de factuur maar zit deze in de contributie van de competitiespelers.
  • Het ophalen van oud papier is op 1 april 2023 gestopt. Dit is het eerste seizoen dat we het zonder deze opbrengsten moesten doen. Een deel hiervan is opgevangen door verschillende sponsors voor tenues en wordt regelmatig een kleiner bedrag gesponsord voor versnaperingen, medailles en dergelijke. We zijn er trots op dat het ons met zijn allen gelukt is om een positief resultaat te behalen.
  • De ontvangsten uit acties bestaan uit € 487,- van Rabo Clubsupport, € 64,- van SponsorKliks en € 195,- van de verkoop van oude tenues. De overige opbrengst komt uit het inleveren van lege flessen en een gevonden kaspotje. Altijd keurig bijgehouden, maar niet geregistreerd.
  • De incidentele bate van € 250,- is het laatste deel dat vrijvalt van de ontvangsten door de afwikkeling van de Stichting Ondersteuning Binnensport Waalwijk (SOBW), een samenwerkingsverband dat stamt uit de tijd van de Taxandriahal. Bij het sluiten van die sporthal (2005) moesten zaken worden afgewikkeld.
  • Door het groeiend aantal leden is er ook meer zaalhuur betaald dan begroot.
  • Voor materiaal, kleding en opleidingen wordt jaarlijks een bedrag aan de voorziening toegevoegd. Er zijn dit jaar nieuwe ballen gekocht, ter vervanging en extra voor de jongste teams. Aan kleding zijn een reserve tas met tenues aangeschaft, shootingshirts en bedrukte hesjes. Tevens zijn er tassen met tenues aangeschaft die gesponsord zijn.
  • Dit seizoen zijn er geen kosten ten laste van het opleidingsbudget gekomen. Veel cursussen zijn gratis. Komend jaar verwachten we dat twee mensen een aanvullende scheidsrechterscursus gaan doen en dat meer mensen een trainer/coachcursus volgen. Hiervoor is budget dus mocht je interesse hebben laat het weten. Er wordt een plan gemaakt om de jeugd een scheidsrechters diploma te laten behalen. We hebben dringend scheidsrechters en trainers en coaches nodig.
  • De kosten van de NBB zijn hoger uitgevallen dan begroot, omdat we op de peildata meer leden hadden dan ingeschat.
  • We hebben dit jaar met het bestuur een etentje gehad en zijn we gaan bowlen.
  • Dit jaar hebben we weer het oliebollentoernooi en een gezellige toernooi dag met een borrel in de Slagen ter afsluiting van het seizoen georganiseerd. Ook zijn we met een grote groep naar RKC en de Heroes geweest.
  • Om de club onder de aandacht te brengen is een advertentie geplaatst in de verenigingskrant en we staan in de Waalwijkapp vermeld.
  • Inmiddels vergoedt de bank weer wat rente over spaargeld en dat maakt dat de bankkosten wat lager zijn dan begroot.
  • Er wordt goed gestuurd op het voorkomen van boetes. Ook dit jaar zijn de kosten lager dan begroot. Het bedrag bestaat uit kosten voor zaalhuur bij niet op komen dagen, niet in sportlink aangemelde coach (invaller), scheidsrechter van niet juiste niveau en dergelijke. Naast de NBB boetes brengen we zelf boetes in rekening bij mensen die hun zaaldienst niet nakomen en geen vervanging regelen. Degene die zo’n zaaldienst opvangt krijgt € 5,-.

• B) Begroting 2024-2025:

  • Contributie is vastgesteld op € 36.000.
  • Zaalhuur voor aankomend seizoen vastgesteld op € 26.000.
  • Voor opleiding en cursussen is dit seizoen geen reservering getroffen.
  • NBB kosten zijn vastgesteld op € 7.975. Ondanks dat we het afgelopen seizoen steeds hogere dan gebudgetteerde NBB kosten hebben gehad, zou dit bedrag op basis van de nu bekende gegevens voldoende moeten zijn.
  • Bestuurskosten zijn begroot in lijn met voorgaande seizoenen.

• C) Contributievoorstel:

  • Het bestuur stelt voor om voor het komende seizoen een verhoging door te voeren naar rato van de contributieverhoging van de NBB en huurverhoging.
  • De ALV gaat akkoord met het contributievoorstel.
  • Leden kunnen in aanmerking komen voor een korting van 4% bij betaling in één keer. Aanmelden hiervoor moet voor 25 september 2024 plaatsvinden ledenadministratie@langstraatshooters.nl.

5. Verslag & benoeming kascommissie

• A) De Kascommissie, bestaande uit twee leden, doet verslag van hun bevindingen. Zie Bijlage II Verslag Kascommissie ter informatie.
• B) Voorstel vanuit de Kascommissie aan de ALV om het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid, ALV geeft akkoord.
• C) De ALV stelt beide kascommissieleden opnieuw aan als Kascommissie voor het seizoen 2024-2025.

6. Verslag diverse commissies

• A) Ledenadministratie:
  • i. Contributie is door alle leden is goed betaald in seizoen 2023/2024.
  • ii. Bijna geen storneringen of niet betaalde facturen voor contributie betalingen.
  • iii. Kortingsactie -> bij betaling ineens krijgt men korting, zie
  • iv. 35 aanmeldingen en 31 afmeldingen, 19 inschrijvingen voor rolstoelbasketballers
  • v. Basketball app - installeer deze zodat je je gegevens kan aanpassen, foto wijzigen. Handleiding in Time-out hoe dit moet.
  • vi. Graag wil ik jullie erop wijzen dat de gemeente Waalwijk mogelijkheden heeft voor inwoners met een krappe beurs. Je kan een aanvraag doen voor/gebruik maken van Jeugdsportfonds en Paswijzer. Kijk hiervoor op https://paswijzer.waalwijk.nl/ en https://jeugdfondssportencultuur.nl/fondsen/brabant-sport/. Let op: deze aanvraag dient ieder jaar plaats te vinden.
  • vii. Er is dit jaar een volwassenen sportfonds, het Volwassenenfonds Sport & Cultuur
• B) Technische zaken:
  • i. 12 teams inclusief damesteam U16. Grote uitdaging bij onder 16-1 en 2 waar wij nog op zoek zijn naar en trainers en coaches.
  • ii. Een kandidaat-bestuurslid is van start gegaan met ondersteuning voor trainers/ coaches. Streven is om bij ieder team een speler te krijgen die technische ondersteuning kan bieden aan trainers die weinig ervaring hebben.
  • iii. Uitdaging hierbij is en blijft extra trainers/coaches. Zeker met vier extra teams weer. Hierbij hard op zoek naar hulp van ouders (opa’s/ oma’s/ ooms/ tantes!), zowel als trainer/coach als als teamouder. Er is ondersteuning vanuit het bestuur voor mensen die geen of weinig ervaring hebben als trainer/ coach maar dit wel willen proberen om de teams te ondersteunen. Vragen: bestuur@langstraatshooters.nl !
• C) Wedstrijdzaken:
  • i. Kampioenen winter/ zomer toevoegen
  • ii. Planning afgelopen seizoen ging ok, grotere uitdaging is de indeling van de zaaldiensten. Invullen van de scheidsrechters is en blijft een groot probleem en veel dank aan de jeugdleden die die stap extra hebben gezet. Het kandidaat-bestuurslid zaaldiensten en opleidingen gaat voor seizoen 2024/ 2025 ondersteuning bieden
  • iii. Grote competities tot de kerst, 12 teams waarbij één wedstrijd tegen het andere team wordt gespeeld, dus of thuis of uit.
  • iv. NBB gaat over van Sportlink naar een ander systeem. Een andere app/ tablet zal volgen.
  • v. Tafelen is een issue. Tafelcursus-data. Tip: begin seizoen meeting met de ouders over de verwachtingen.
• D) Scheidsrechterzaken:
  • i. Afgelopen seizoen geen nieuwe cursus gegeven. NBB nieuwe regels BS2 scheidsrechters, mag onze eigen opleider dat niet meer doen, dat moet nu iemand van de NBB zelf zijn. Als het geen BS2 cursus kan zijn dan wordt het een verenigingscursus die dezelfde inhoud zal hebben. MU18-1 zal eerste team zijn dat in aanmerking komt.
  • ii. Spelregeltoets is door de NBB verplicht gesteld. Alle leden die deze toets moeten halen hebben hem gehaald. Twee leden hadden wat uitdagingen maar met wat hulp van de vereniging is ook gelukt.
  • iii. Versneld innemen nieuwe regel vanaf seizoen 2024/2025.
• E) Communicatie:
  • i. Time Out x aantal keren verstuurd, wordt ook gestuurd in de WhatsApp Community. Het inzetten van de WA Community is goed binnen de vereniging geaccepteerd.
  • ii. Nieuwe vrijwilliger social media ingewerkt
  • iii. Wedstrijdverslagen/ foto’s verzoek aan iedereen om dit te delen met communicatie.
  • iv. Afgelopen jaar aantal activiteiten op laatste moment pas bekend. Is het mogelijk om jaarplanning eerder gereed te hebben. Antwoord: ja, jaarplanning is in concept gereed en zal in de Time Out zsm worden gedeeld.
• F) Sponsorzaken:
  • i. Lullen voor spullen was het, is en blijft lastig. Contracten waar mensen voor een aantal jaar in zullen spelen.
  • ii. Er is voor komend seizoen maar één team zonder sponsor. Geweldige prestatie.
  • iii. Een van de kascommissieleden meldt zich nogmaals aan voor de sponsorcommissie.
• G) Tenues/ materialen:
  • i. Twee vrijwilligers beheren tenues en materialen
  • ii. Nummers
  • iii. Zorg dat spullen in onze kast opgeruimd worden!

7. Vacatures

Volgens het rooster van aftreden treden er twee bestuursleden af: de penningmeester en het bestuurslid technische zaken, die allebei herkiesbaar zijn. De penningmeester wordt herkozen als penningmeester. Het bestuurslid technische zaken wordt herkozen voor Technische Zaken.

Tot slot spreekt de waarnemend voorzitter de verschillende vacatures door:

• A) Voorzitter, daarmee blijft deze positie vacant;
• B) Secretaris, de huidige secretaris gaat naar rolstoelbasketbal en wordt contactpersoon sponsoring. Voor de vacature secretaris is een kandidaat voorgesteld. De vergadering heeft geen bezwaar.
• C) Ondersteunende bestuursfunctie voor wedstrijdzaken/ technische zaken; een kandidaat is het afgelopen jaar ingewerkt. De vergadering heeft geen bezwaar.
• D) Commissie Communicatie is een open positie welke op dit moment door de waarnemend voorzitter in een dubbelrol wordt vervuld.
• E) Activiteitencommissie zoeken we een goede kartrekker voor die als aanjager kan en wil functioneren.
• F) Vrijwilligers/ trainers coaches zijn enorm hard nodig en voor de mensen die dit wel zouden willen proberen maar geen of weinig ervaring hebben is er ondersteuning hiervoor vanuit het bestuur en de vereniging aanwezig!

8. Rondvraag

• A) Uit tenues -> als uit vereniging diezelfde kleur tenues heeft. Dan als uit vereniging hebben we oranje hesjes met nummers die hiervoor kunnen worden gebruikt.

9. Sluiting

• A) De waarnemend voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun bijdragen en sluit de ALV.